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PTA Finance Documents

The PTA's monthly budget reports are available here. If you have any questions at all about how to read the reports or anything they contain, you can email the PTA treasurer (treasurertecapta at gmail.com), ask in the PTA WhatsApp group (email president at tecapta.org to get added), or ask in-person at a monthly PTA meeting!

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You can find an annotated version of our 2024/25 budget here.

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PTA Budget Process

The PTA passes a new budget every Fall, voting on the budget at the first official PTA meeting of the year, the second Tuesday in September. While the PTA Board does most of the work in putting together the proposed budget before the meeting, it's not official until the overall membership votes on it at the meeting.

 

(The PTA president presented a very, very draft version of the 2025/26 budget at the April 2025 PTA meeting, when proposing a $50,000 donation to TECA for new Chromebooks. You can see and comment on that draft here.)

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Throughout the school year, as additional funding requests are brought to the PTA, the membership must vote on each amendment. (Individually or in a group, depending on what seems appropriate at the meeting.)

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Generally, it's a good idea to talk through a funding request with the PTA board at least a few weeks before the next PTA meeting, to make sure your request is feasible and fits with the goals of the PTA. You can email the PTA board at teca-pta-board at googlegroups.com.

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If you'd like to get more involved with how the budget is set, consider volunteering for the PTA board! Email president at tecapta.org for more information.

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PTA Budget Background

The TECA PTA was founded on April 11, 2008, after several years of existing as a Parent/Teacher Organization. The TECA PTO was a group of caregivers and staff working to support and build the TECA community, but it was not a legal entity and didn't have its own bank account. When that group transitioned into a PTA, it became an official non-profit with its own bank account and bylaws guided by the state and national PTAs.

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More recently, the PTA has been working to increase its fundraising capacity (both in terms of amount raised and number of donors), and spending down an about $100,000 budget surplus that we accumulated particularly during the pandemic, when much of the PTA's usual programming couldn't happen. We are focusing the spend-down efforts on one-time expenses, since we can't currently afford to pay for a lot more ongoing programs without increasing the amount of money we raise in fundraising (which we are trying to do, too).

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Historical Spending Overview

  • 2024/25 School Year

    • Raised: $63,342

    • Spent: $163,154

      • This included a one-time spend of $50,000 toward new Chromebooks at the school, specifically to reduce the PTA's surplus​

      • The PTA also took over paying for Junior Academy counseling programming that had been paid for by COVID funding that went away.

    • Spending without Chromebook spend: $113,154

    • Financial Report​ (see middle "Year to Date" column)

  • 2023/24 School Year​​

  • 2022/23 School Year​

    • Raised: $46,730​

    • Spent: $33,536

    • Financial Report (see middle "Year to Date" column)

  • 2021/22 School Year​

    • Raised: $31,176

    • Spent: $25,751

    • Financial Report (see middle "Year to Date" column)

  • 2020/21 School Year​

    • Raised: $37,231

    • Spent: $21,273

    • Financial Report (see middle "Year to Date" column)

  • 2019/20 School Year​

    • Raised: $40,294

    • Spent: $4,606

    • Financial Report (see middle "Year to Date" column)

  • 2018/19 School Year​

    • Raised: $49,814

    • Spent: $30,602

    • Financial Report (see middle "Year to Date" column)

Documentos financieros de PTA

Los informes presupuestarios mensuales de la PTA están disponibles aquí. ¡Si tiene alguna pregunta sobre cómo leer los informes o cualquier cosa que contengan, puede enviar un correo electrónico al tesorero de la PTA (treasurertecapta at gmail.com), preguntar en el grupo de WhatsApp de la PTA (envíe un correo electrónico a president at tecapta.org para ser añadido), o preguntar en persona en una reunión mensual de la PTA o en el Cafecito!

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También puede encontrar una versión anotada de nuestro presupuesto 2024/25 aquí.

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Proceso presupuestario de la PTA

La PTA aprueba un nuevo presupuesto cada otoño, votándolo en la primera reunión oficial de la PTA del año, el segundo martes de septiembre. Aunque la junta directiva de la PTA realiza la mayor parte del trabajo de elaboración del presupuesto, este no es oficial hasta que todos los miembros lo votan en la reunión.


A lo largo del año escolar, a medida que se presentan solicitudes de financiación adicionales a la PTA, los miembros deben votar cada enmienda. (De forma individual o en grupo, según lo que se considere apropiado en la reunión).

 

Por lo general, es una buena idea hablar de la solicitud de financiación con la junta de la PTA al menos unas semanas antes de la próxima reunión de la PTA, para asegurarse de que su solicitud es viable y se ajusta a los objetivos de la PTA. Puede enviar un correo electrónico a la junta de la PTA a teca-pta-board@googlegroups.com.

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Si desea participar más en la elaboración del presupuesto, considere la posibilidad de ofrecerse como voluntario para la junta de la PTA. Envíe un correo electrónico a president@tecapta.org para obtener más información.

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Antecedentes del presupuesto de la PTA

La PTA de TECA se fundó el 11 de abril de 2008, tras varios años de existencia como Organización de Padres y Profesores. La PTO de TECA era un grupo de cuidadores y personal que trabajaba para apoyar y construir la comunidad de TECA, pero no era una entidad legal y no tenía su propia cuenta bancaria. Cuando ese grupo pasó a ser una PTA, se convirtió en una organización oficial sin ánimo de lucro con su propia cuenta bancaria y unos estatutos guiados por las PTA estatales y nacionales.

 

Más recientemente, la PTA ha estado trabajando para aumentar su capacidad de recaudación de fondos (tanto en términos de cantidad recaudada como de número de donantes), y gastando un excedente presupuestario de unos 100.000 dólares que acumulamos especialmente durante la pandemia, cuando gran parte de la programación habitual de la PTA no pudo llevarse a cabo. Estamos centrando los esfuerzos de reducción de gastos en los gastos puntuales, ya que actualmente no podemos permitirnos pagar muchos más programas en curso sin aumentar la cantidad de dinero que recaudamos en la recaudación de fondos (que también estamos tratando de hacer).

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​Resumen histórico del gasto

  • Año Escolar 2024/25

    • Recaudado: $63,342

    • Gastado: $163,154

      • Esto incluyó un gasto único de $50,000 para nuevos Chromebooks en la escuela, específicamente para reducir el superávit de la PTA.

      • La PTA también se hizo cargo de pagar por la programación de consejería de la Academia Junior que había sido pagada por la financiación COVID que desapareció.

    • Gasto sin Chromebook gasto: $113,154

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

  • Año Escolar 2023/24

    • Recaudado: $67,011

    • Gastado: $76,328

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

  • Año escolar 2022/23

    • Recaudado: $46,730

    • Gastado: $33,536

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

  • Año escolar 2021/22

    • Recaudado: $31,176

    • Gastado: $25,751

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

  • Año escolar 2020/21

    • Recaudado: $37,231

    • Gastado: $21,273

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

  • Año escolar 2019/20

    • Recaudado: $40,294

    • Gastado: $4,606

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

  • Año escolar 2018/19

    • Recaudado: $49,814

    • Gastado: $30,602

    • Informe financiero (véase la columna central «Year to date»)

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