(¡Traducción al español más abajo!)
As a PTA, we have bylaws that set out various processes for how we run, including quorum at meetings, who can approve budgets, and electing PTA members to the PTA Board. (Which is a totally separate entity from the TECA School Board. Learn more here, but not until you read the rest of the blog post!)
Our bylaws state that we must vote on a budget for the school year at the first official PTA meeting of the year, which this year is Tuesday, September 9th. We hope you can come! (Dinner from 5:15-6pm in the cafeteria and then the meeting is 6-7pm in the library and online. Free childcare by Mission Grads :D)
If you want to go straight to the spreadsheet with all the proposed budget numbers, please do! It’s here: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Uaods-AlDliRFRn-n2WOqWkXmG1zLqIPgRKi1JfLIiI/edit?gid=0#gid=0
Overview
We’re starting the school year with about $40,000 dollars
The PTA plans to spend about $36,000 during the fall semester. Big ticket items include:
A $5,000 deposit on the 5th grade class overnight to Point Bonita in the spring
$3,000 to run Fall Fiesta (Free face painting! Games! Live performances)
$5,000 for staff stipends, so teachers can spend less money out of pocket for things they need in the classrooms
About $5,000 to restock t-shirt, sweatshirts, and purchase ballcaps (which we will hopefully make back fully in sales — we sell merch essentially at-cost)
The PTA plans to spend about $60,000 in the spring semester, including expenses like:
$4,000: finish replacing old / broken air filters in all the classrooms
$4,000: Science Night (which is SO fun)
$3,000: the Read-a-Thon (which is also SO fun!)
$8,000: our auction & party, Flourish (aka DiscoTECA aka our biggest fundraiser of the year)
$10,000: the remaining bill for the 5th grade overnight to Point Bonita
And finally, the PTA plans to raise $40,000 in Fill-the-Jar (our annual fundraising campaign) and $45,000 at Flourish.
And if all of this comes true as predicted in the proposed budget, we’ll end the year with $37,670.45
A shift in timing
In the Spring, TECA was facing some major budget shortfalls due to the end of basically all the extra COVID-era funding it had been receiving. Since the PTA had been amassing a comfortable surplus over the years following COVID, we decided to make a lump donation to TECA of $50,000 to cover the cost of this year’s much needed replacement student Chromebooks. You can check out the slides from that meeting here.
We knew that by significantly reducing our surplus funds, we’d have to take a more active approach to fundraising, and that time has come! The PTA board has made some tough choices in designing the proposed budget so that we’re spending within our means for the fall semester. (For example, we’ve delayed the completion of the air filter project until we’ve raised more funds, which we’re all very excited about getting finished, and hopefully ahead of flu season.) To be able to comfortably meet our budget needs for spring, we are raising additional money earlier in the fall, starting now.
How you can help
Please review the proposed budget, and attend the September 9th PTA meeting in which we’ll be discussing and voting on it. Since it’s just an hour-long meeting, if any particular budget item needs more discussion, we’ll likely remove it from the initial budget, and vote on it as a budget amendment at the October meeting.
Once we kick off our first fundraiser, donate! And share it with your family, friends, and coworkers! There are so many wonderful programs that the PTA sponsors that all kids at TECA benefit from donations to the PTA, regardless of grade.
Help us as a volunteer! We’ve got an active fundraising committee in the TECA WhatsApp community, and we’d love your thoughts, ideas, and especially execution skills to help bring those ideas to life. We also have a variety of volunteer positions for events and ongoing PTA business that we would LOVE your help with; check out those opportunities here, and email Lillie (president@tecapta.org) with questions!
Finally, are you not in the WhatsApp community yet? Email president@tecapta.org and we’ll get you invited!
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Como PTA, tenemos estatutos que establecen diversos procesos sobre cómo funcionamos, incluyendo el quórum en las reuniones, quién puede aprobar los presupuestos y la elección de los miembros de la PTA para la Junta de la PTA. (Que es una entidad totalmente independiente de la Junta Escolar de TECA. Obtenga más información aquí, ¡pero no antes de leer el resto de la entrada del blog!
Nuestros estatutos establecen que debemos votar el presupuesto para el año escolar en la primera reunión oficial de la PTA del año, que este año es el martes 9 de septiembre. ¡Esperamos que pueda asistir! (Cena de 5:15 a 6 p. m. en la cafetería y luego la reunión de 6 a 7 p. m. en la biblioteca y en línea. Servicio de guardería gratuito a cargo de Mission Grads :D).
Si quieren ir directamente a la hoja de cálculo con todas las cifras del presupuesto propuesto, ¡adelante! Aquí la tienen: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Uaods-AlDliRFRn-n2WOqWkXmG1zLqIPgRKi1JfLIiI/edit?gid=0#gid=0
Resumen
Comenzamos el año escolar con unos 40 000 dólares.
La PTA tiene previsto gastar unos 36 000 dólares durante el semestre de otoño. Las partidas más importantes son:
Un depósito de 5000 dólares para la excursión de dos días de los alumnos de 5.º curso a Point Bonita en primavera.
3000 dólares para organizar la Fiesta de Otoño (¡Pintura facial gratuita! ¡Juegos! Actuaciones en directo).
5000 dólares para los estipendios del personal, para que los profesores puedan gastar menos dinero de su bolsillo en cosas que necesitan en las aulas.
Alrededor de 5000 dólares para reponer camisetas, sudaderas y comprar gorras (que esperamos recuperar íntegramente con las ventas, ya que vendemos los productos prácticamente a precio de coste).
La PTA tiene previsto gastar unos 60 000 dólares en el semestre de primavera, incluyendo gastos como:
4000 $: terminar de sustituir los filtros de aire viejos o rotos en todas las aulas.
4000 $: Noche de la Ciencia (que es MUY divertida).
3000 $: el Read-a-Thon (¡que también es MUY divertido!).
8000 $: nuestra subasta y fiesta, Flourish (también conocida como DiscoTECA, nuestra mayor recaudación de fondos del año).
10 000 $: la factura restante de la excursión de 5.º curso a Point Bonita.
Y, por último, la PTA tiene previsto recaudar 40 000 $ en Fill-the-Jar (nuestra campaña anual de recaudación de fondos) y 45 000 $ en Flourish.
Si todo esto se cumple tal y como se prevé en el presupuesto propuesto, terminaremos el año con 37 670,45 $.
Un cambio en el calendario
En primavera, TECA se enfrentaba a importantes déficits presupuestarios debido al fin de prácticamente toda la financiación adicional que había estado recibiendo durante la pandemia. Dado que la PTA había acumulado un cómodo superávit a lo largo de los años posteriores a la pandemia, decidimos hacer una donación única a TECA de 50 000 dólares para cubrir el coste de la tan necesaria sustitución de los Chromebooks de los alumnos este año. Puede consultar las diapositivas de esa reunión aquí.
Sabíamos que al reducir significativamente nuestros fondos excedentes, tendríamos que adoptar un enfoque más activo para la recaudación de fondos, ¡y ese momento ha llegado! La junta de la PTA ha tomado algunas decisiones difíciles al diseñar el presupuesto propuesto para que gastemos dentro de nuestras posibilidades durante el semestre de otoño. (Por ejemplo, hemos retrasado la finalización del proyecto de filtros de aire hasta que hayamos recaudado más fondos, algo que todos estamos deseando que se termine, y esperamos que sea antes de la temporada de gripe). Para poder cubrir cómodamente nuestras necesidades presupuestarias para la primavera, estamos recaudando fondos adicionales a principios de otoño, a partir de ahora.
Cómo puede ayudar
Revise el presupuesto propuesto y asista a la reunión de la PTA del 9 de septiembre, en la que lo discutiremos y votaremos. Dado que es una reunión de solo una hora de duración, si algún punto del presupuesto requiere más debate, probablemente lo eliminaremos del presupuesto inicial y lo votaremos como una enmienda presupuestaria en la reunión de octubre.
Una vez que comencemos nuestra primera recaudación de fondos, ¡haga una donación! ¡Y compártala con su familia, amigos y compañeros de trabajo! Hay tantos programas maravillosos que patrocina la PTA que todos los niños de TECA se benefician de las donaciones a la PTA, independientemente del grado.
¡Ayúdenos como voluntario! Tenemos un comité activo de recaudación de fondos en la comunidad de WhatsApp de TECA, y nos encantaría conocer sus opiniones, ideas y, sobre todo, sus habilidades de ejecución para ayudar a hacer realidad esas ideas. También tenemos una variedad de puestos de voluntariado para eventos y actividades continuas de la PTA en los que nos ENCANTARÍA contar con su ayuda; consulte esas oportunidades aquí y envíe un correo electrónico a Lillie (president@tecapta.org) si tiene alguna pregunta.
Por último, ¿aún no forma parte de la comunidad de WhatsApp? Envíe un correo electrónico a president@tecapta.org y le invitaremos.
